Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

• Datos de cuenta: nombre de usuario, correo electrónico, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano), foto de perfil, idioma y preferencias.
• Datos de la empresa: razón social, NIT, tipo de persona, dirección, actividad económica, responsabilidades tributarias y datos de facturación electrónica.
• Datos de contacto y prospectos: nombre, correo, teléfono o WhatsApp, empresa, mensaje y, si los compartes, la lista de productos que envías al pedir una demo.
• Datos de pago: los datos de tarjeta los recibe y tokeniza directamente la pasarela de pagos; nosotros solo conservamos el token, la marca y los últimos dígitos, y el historial de pagos.
• Datos de verificación de identidad para certificados digitales: documento de identidad y los datos que la entidad de certificación requiera.
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sesiones activas, registros de actividad y de errores, y la información de las cookies descritas en la Política de Cookies.
• Conversaciones con el asistente de Ohnix: las preguntas que escribes y las respuestas, para poder contestarte y mejorar el servicio.

No solicitamos datos sensibles (por ejemplo, origen racial, salud, orientación política o religiosa) salvo los datos biométricos que, en su caso, exija la entidad de certificación para verificar tu identidad. Responder preguntas sobre datos sensibles es siempre facultativo y no condiciona la prestación del servicio, salvo que ese dato sea indispensable para emitir el certificado.

• Crear y administrar tu cuenta, autenticarte y mantener tu sesión segura.
• Prestar el servicio contratado: inventario, ventas, contabilidad, nómina, reportes, facturación electrónica y demás módulos.
• Generar y transmitir documentos electrónicos a la DIAN y tramitar certificados digitales con la entidad de certificación.
• Procesar pagos, emitir facturas y gestionar suscripciones.
• Responder solicitudes de contacto, agendar demos y preparar cuentas de demostración.
• Brindar soporte y enviar comunicaciones operativas (verificación de correo, recuperación de contraseña, avisos de seguridad y de cambios en el servicio).
• Enviar información comercial sobre Ohnix, solo si lo autorizaste, respetando los horarios de la Ley 2300 de 2023. Puedes oponerte en cualquier momento.
• Medir el resultado de nuestras campañas publicitarias, solo si aceptaste las cookies de publicidad.
• Mejorar el servicio, prevenir fraude y abuso, mantener la seguridad y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Los datos personales que tu empresa registra en Ohnix sobre sus propios clientes, proveedores, empleados o contactos pertenecen a tu empresa. Frente a ellos, tu empresa es la Responsable del tratamiento e iTCycle actúa como Encargada: solo los tratamos para prestarte el servicio, siguiendo tus instrucciones, y no los usamos para fines propios.

Tu empresa es responsable de obtener las autorizaciones de esos titulares y de atender sus consultas y reclamos. Si un titular nos contacta directamente, le indicaremos que se dirija a tu empresa o te trasladaremos la solicitud.

No vendemos tus datos personales. Solo los compartimos con:

• Proveedores de infraestructura que alojan el servicio por nuestra cuenta: servidores, bases de datos, almacenamiento de archivos y caché (por ejemplo Vercel, Render, Neon y Cloudflare).
• Proveedores de correo electrónico transaccional (por ejemplo Brevo).
• Pasarelas de pago (por ejemplo ePayco y Stripe).
• La DIAN, cuando transmites documentos electrónicos, y las entidades de certificación digital aliadas cuando compras un certificado.
• Proveedores de inteligencia artificial que procesan las preguntas del asistente (por ejemplo Groq), sin autorización para usarlas con fines propios.
• Meta y Google, solo si aceptaste las cookies de publicidad: reciben eventos de tu visita y, cuando envías un formulario, tu correo y teléfono en forma cifrada (hash) para medir campañas.
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial o administrativa lo exija.

Estos proveedores actúan como Encargados y están obligados a proteger la información y usarla solo para prestarnos sus servicios.

Algunos de los proveedores mencionados almacenan o procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Al aceptar esta política, autorizas esa transmisión internacional, que realizamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección de datos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado del uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

Muchos datos los puedes actualizar tú mismo desde tu perfil en Ohnix.

Escríbenos a info@itcycle.co con el asunto "Datos personales", indicando tu nombre, tu documento o el correo de tu cuenta, lo que solicitas y un medio para responderte. Si actúas en representación de otra persona, adjunta el documento que lo acredite. El área de soporte de iTCycle es la encargada de atender estas solicitudes.

• Consultas: las respondemos en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más si te informamos el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desististe.

Ohnix es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores. Si tu empresa registra datos de menores (por ejemplo, en nómina), debe hacerlo respetando sus derechos prevalentes y con autorización de su representante legal.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas cifradas, cookies de sesión protegidas, control de acceso por roles, aislamiento de la información de cada cuenta y registros de actividad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio según corresponda.

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa o una relación con nosotros, y después durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales (por ejemplo, las contables y tributarias). Los datos de prospectos que no se convierten en clientes se conservan mientras sean útiles para la relación comercial o hasta que pidas su supresión.

Usamos cookies necesarias para el funcionamiento del sitio y, solo con tu consentimiento, cookies de publicidad. Puedes ver el detalle y cambiar tu elección en cualquier momento en la Política de Cookies.

Esta política rige desde la fecha de actualización indicada al inicio y las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades descritas. Si hacemos cambios sustanciales, te los comunicaremos antes de aplicarlos por correo o en la plataforma y, cuando sea necesario, te pediremos una nueva autorización.