Términos y Condiciones

• Servicio: la plataforma Ohnix y sus módulos (inventario, compras, ventas, punto de venta, contabilidad, nómina, reportes, asistente, integraciones y facturación electrónica), así como los servicios independientes de API de facturación y certificado digital.
• Cliente o titular de la cuenta: la persona natural o jurídica que crea la cuenta principal y paga el plan.
• Usuario: cada persona que accede con un usuario y contraseña, incluidos los miembros del equipo invitados por el Cliente.
• Datos del Cliente: la información que el Cliente y sus usuarios cargan o generan en el Servicio (productos, clientes, proveedores, ventas, empleados, documentos, etc.).

Ohnix es un software como servicio (SaaS) al que se accede por internet desde un navegador o como aplicación instalada. Las funciones disponibles dependen del plan contratado y se describen en la página de precios.

Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones del Servicio. Si un cambio elimina una función esencial de tu plan pagado, te avisaremos con anticipación razonable por correo o dentro de la plataforma.

Ciertas funciones permiten trabajar sin conexión a internet. La información registrada sin conexión queda guardada en el dispositivo y se sincroniza cuando vuelve la conexión. Hasta que esa sincronización ocurra, borrar los datos del navegador o perder el dispositivo puede hacer que esa información se pierda.

Debes ser mayor de edad y entregar información veraz, completa y actualizada. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de toda actividad realizada con tu cuenta.

El Cliente puede invitar usuarios a su equipo y asignarles roles y permisos. El Cliente es responsable de quién recibe acceso, de los permisos que otorga y de retirar el acceso a quien ya no deba tenerlo.

Debes avisarnos de inmediato a info@itcycle.co si sospechas de un uso no autorizado de tu cuenta.

Los planes, precios y lo que incluye cada uno se publican en la página de precios. Los precios en pesos colombianos (COP) publicados allí son los vigentes, más los impuestos que apliquen.

El plan Emprendedor puede incluir un periodo de prueba gratuito. Al terminar la prueba, para seguir usando el Servicio debes contratar un plan pagado.

Los pagos se procesan a través de pasarelas de terceros (por ejemplo ePayco o Stripe). iTCycle no almacena los números completos de tus tarjetas; estos son tokenizados por la pasarela.

Las suscripciones se renuevan por el mismo periodo contratado (mensual o anual) mientras no las canceles. Si un pago no se puede procesar, podremos suspender el acceso a las funciones pagadas hasta que se regularice.

Podemos cambiar los precios. Los cambios no afectan el periodo que ya pagaste y te los avisaremos antes de que apliquen a tu siguiente renovación.

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento. La cancelación tiene efecto al final del periodo ya pagado y no genera cobros posteriores.

Cuando la ley colombiana te reconozca la calidad de consumidor, podrás ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación, en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, siempre que no hayas empezado a usar el servicio pagado, y la reversión del pago en los casos del artículo 51 de la misma ley.

Salvo lo anterior o lo que disponga la ley, los periodos ya pagados no son reembolsables. Los certificados digitales no son reembolsables una vez la entidad de certificación los emite, porque son productos personalizados a tu nombre.

Ohnix permite generar, firmar y transmitir a la DIAN facturas electrónicas, notas crédito y débito, documentos soporte y otros documentos electrónicos, usando el software de facturación desarrollado por iTCycle.

El Cliente es el facturador electrónico ante la DIAN y conserva todas sus obligaciones tributarias. En particular, el Cliente es responsable de:

• Completar su habilitación ante la DIAN y mantener vigentes su RUT, su resolución de numeración y su certificado de firma digital.
• La veracidad de los datos de cada documento: productos, valores, impuestos, retenciones y datos del adquiriente.
• Entregar las facturas a sus clientes y conservarlas por el tiempo que exige la ley.
• Revisar los rechazos o notificaciones de la DIAN y corregirlos.

Ohnix calcula impuestos y asientos contables con base en la configuración que el Cliente define, pero no presta asesoría tributaria, contable ni legal. Te recomendamos validar tu configuración con tu contador.

iTCycle no responde por demoras, caídas o cambios en los servicios de la DIAN, ni por sanciones derivadas de información incorrecta suministrada por el Cliente.

Los certificados de firma digital son emitidos por entidades de certificación digital aliadas, acreditadas ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Para emitirlos, la entidad exige aceptar sus propias condiciones y completar una verificación de identidad; la emisión depende de que esa verificación sea aprobada.

La API de facturación electrónica y el certificado digital también se venden como servicios independientes, sin necesidad de contratar un plan de Ohnix. Les aplican estos Términos en lo pertinente, además de las condiciones particulares que se acuerden en cada caso.

Te comprometes a no:

• Usar el Servicio para actividades ilegales, fraudulentas o para emitir documentos tributarios falsos.
• Intentar acceder a cuentas, datos o sistemas que no te pertenecen, o vulnerar la seguridad del Servicio.
• Cargar software malicioso o sobrecargar deliberadamente la plataforma.
• Copiar, descompilar, revender o sublicenciar el Servicio sin autorización escrita.
• Cargar datos personales de terceros sin contar con la autorización que exige la ley.

Los Datos del Cliente son del Cliente. iTCycle solo los usa para prestar, mantener y mejorar el Servicio, darte soporte y cumplir obligaciones legales, conforme a nuestra Política de Privacidad.

Respecto de los datos personales que el Cliente carga sobre sus propios clientes, proveedores o empleados, el Cliente actúa como Responsable del tratamiento e iTCycle como Encargado. El Cliente garantiza que obtuvo las autorizaciones que exige la Ley 1581 de 2012 para ese tratamiento.

Puedes exportar tu información y generar copias de respaldo desde la plataforma. Si cancelas, te daremos la oportunidad de exportarla antes de eliminarla, salvo la información que la ley nos obligue a conservar.

Ohnix incluye un asistente que responde preguntas y sugiere pasos usando modelos de inteligencia artificial de terceros. Sus respuestas son orientativas, pueden contener errores y no reemplazan la revisión de una persona ni la asesoría profesional. No ingreses en el asistente información sensible que no sea necesaria para tu consulta.

Hacemos esfuerzos razonables para que el Servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de proveedores de infraestructura, de internet o causas de fuerza mayor. Cuando sea posible, avisaremos los mantenimientos programados.

El soporte se presta por los canales y con la prioridad que corresponda a tu plan, según se describe en la página de precios.

El software, la marca Ohnix, los diseños, textos y demás elementos del Servicio son propiedad de iTCycle o de sus licenciantes. Te otorgamos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el Servicio mientras tu cuenta esté vigente y conforme a estos Términos.

Si nos envías sugerencias o comentarios, podremos usarlos para mejorar el Servicio sin obligación de compensación.

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, iTCycle no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni daños indirectos derivados del uso o la imposibilidad de uso del Servicio, ni por decisiones tomadas con base en reportes o sugerencias de la plataforma.

La responsabilidad total de iTCycle frente al Cliente por cualquier reclamación relacionada con el Servicio se limita al valor pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.

Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni restringen los derechos irrenunciables que la ley reconoce a los consumidores.

Podemos suspender o terminar una cuenta que incumpla estos Términos, que ponga en riesgo la seguridad del Servicio o de otros usuarios, o cuando lo ordene una autoridad. Salvo urgencia, te avisaremos antes y te daremos la oportunidad de corregir la situación.

Aceptas que las comunicaciones relacionadas con tu cuenta (verificaciones, facturas, avisos de seguridad o de cambios) se envíen por correo electrónico o dentro de la plataforma. Las comunicaciones comerciales solo se enviarán si las autorizaste y respetando los horarios de la Ley 2300 de 2023, y puedes darte de baja en cualquier momento.

La aceptación de estos Términos por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

Podemos actualizar estos Términos. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página. Si el cambio es sustancial, te avisaremos con anticipación por correo o en la plataforma; si sigues usando el Servicio después de la fecha de vigencia, se entiende que aceptas la nueva versión.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Antes de acudir a cualquier autoridad, intentaremos resolver de buena fe cualquier diferencia escribiéndonos a info@itcycle.co. Si eres consumidor, puedes acudir también a la Superintendencia de Industria y Comercio.

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